Human Rights Policy

Dit document beschrijft het mensenrechtenbeleid van MS Amlin Insurance SE (“MS AISE”).

Doel en achtergrond van het document

Dit document geeft een overzicht van het mensenrechtenbeleid voor werknemers, partners en klanten van MS AISE. Het beleid werd in januari 2023 opgesteld en in oktober 2024 bijgewerkt.

Beoogd publiek

Dit beleid is van toepassing op:

• Alle medewerkers, aannemers, adviseurs, uitzendkrachten, gedetacheerde werknemers en leveranciers van MS AISE die in welke hoedanigheid dan ook voor of namens MS AISE werken.
• Klanten en distributiepartners (zoals makelaars en verzekerden) waarmee MS AISE zaken doet.

Dit beleid beschrijft het standpunt van MS AISE met betrekking tot mensenrechten en moderne slavernij.

Eigendom van documenten

De verantwoordelijkheid voor dit beleid berust bij het beheerscomité van MS AISE. Het beleid wordt ten minste eenmaal per jaar, of vaker indien nodig, herzien door het hoofd Strategie en Duurzaamheid/ESG en het hoofd HR.

Wijzigingen in dit beleid moeten worden goedgekeurd door het beheerscomité van MS AISE. De eigenaar van dit document is verantwoordelijk voor:

• Het waarborgen dat de inhoud, inclusief vertalingen, volledig, accuraat en up-to-date blijft en toegankelijk is voor alle bevoegde medewerkers.
• Het tijdig voltooien van het beoordelingsproces.
• Het implementeren van relevante processen en procedures in lokale kantoren en zorgen dat deze centraal worden opgeslagen en toegankelijk zijn.

Jaarlijks wordt een verklaring opgesteld waarin wordt bevestigd dat bovenstaande taken zijn uitgevoerd.

Wijzigingen in dit document

Alle herzieningen en wijzigingen van dit document worden beheerd volgens de richtlijnen van het Policy & Procedures Framework.

Inleiding

MS AISE is van mening dat iedereen recht heeft op een eerlijke, respectvolle en waardige behandeling. Respect voor mensenrechten is een integraal onderdeel van onze waarden. Wij zetten ons in voor ethisch en integer handelen, zowel als werkgever als in al onze zakelijke transacties en relaties. MS AISE erkent haar verantwoordelijkheid om mensenrechten te respecteren en te bevorderen en streeft ernaar te handelen in overeenstemming met internationaal erkende normen, waaronder: De International Bill of Human Rights, De UN Global Compact 10 Principles, De Verklaring van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) inzake fundamentele beginselen en rechten op het werk en De United Nations Guiding Principles on Business and Human Rights. Deze principes zijn een integraal onderdeel van onze manier van werken.

MS AISE doet er alles aan om niet bij te dragen aan mensenrechtenschendingen en de rechten van medewerkers, leveranciers en zakenpartners te waarborgen.

Doel

Het mensenrechtenbeleid van MS AISE heeft als doel de verantwoordelijkheden van MS AISE en iedereen die namens MS AISE werkt duidelijk uiteen te zetten met betrekking tot het naleven en handhaven van haar standpunt inzake mensenhandel en moderne slavernij. Dit beleid definieert de verwachtingen en principes van MS AISE en onderstreept haar toewijding aan mensenrechten, zodat zij een blijvend positief en duurzaam verschil maakt in het leven van degenen met wie zij samenwerkt.

Dit beleid heeft als doel bewustwording te creëren bij alle medewerkers en partners van MS AISE over het feit dat intimidatie en discriminatie onaanvaardbaar zijn, niet verenigbaar met de normen van MS AISE en tevens een schending van de wet vormen. MS AISE streeft ernaar een werkomgeving te creëren die vrij is van mensenrechtenschendingen, waarin alle individuen met respect en waardigheid worden behandeld, volledig kunnen bijdragen en gelijke kansen krijgen.

Daarnaast beoogt dit beleid een cultuur van begrip en wederzijds respect te bevorderen, waarin de waardigheid en waarde van iedere persoon centraal staan. MS AISE verwacht van al haar medewerkers dat zij zich actief houden aan dit beleid en bijdragen aan een inclusieve en respectvolle werkomgeving.

Volgens de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens (UVRM) heeft ieder individu het recht om vrij te zijn van intimidatie en discriminatie. Alle mensen worden vrij en gelijk in waardigheid en rechten geboren. MS AISE waarborgt de bescherming van haar werknemers tegen mensenrechtenschendingen, zowel binnen de organisatie als door derden zoals klanten, tussenpersonen of externe dienstverleners. Deze bescherming geldt ook buiten de werkplek en buiten reguliere werktijden, mits de activiteiten verband houden met het werk.

Dit beleid en de bijbehorende initiatieven zijn tevens gericht op de bescherming van mensenrechten voor alle personen waarmee MS AISE zakendoet, waaronder klanten, makelaars en externe dienstverleners.

In essentie zal MS AISE:

Voortdurend zoeken naar manieren om de bevordering van mensenrechten te ondersteunen binnen alle activiteiten die binnen haar invloedssfeer vallen.

• Voorkomen dat haar activiteiten negatieve gevolgen hebben voor mensenrechten of daaraan bijdragen. Indien dergelijke gevolgen zich voordoen, zal MS AISE deze tijdig en adequaat aanpakken.

• Proactief werken aan het voorkomen of beperken van nadelige gevolgen voor mensenrechten die verband houden met haar activiteiten, producten en diensten via haar zakelijke relaties.

• Bijdragen aan herstelprocessen via legitieme procedures indien vastgesteld wordt dat MS AISE negatieve gevolgen voor mensenrechten heeft veroorzaakt of eraan heeft bijgedragen.

Basisprincipes

Diversiteit en inclusie

Wij bevorderen diversiteit en inclusie en zetten ons in voor gelijke kansen. Discriminatie en intimidatie op basis van onder andere ras, geslacht, etniciteit, religie, leeftijd, seksuele geaardheid of politieke overtuiging worden niet getolereerd.

Vrijheid van vereniging en gedachte

Wij respecteren het recht van werknemers om lid te zijn van een vakbond of ondernemingsraad zonder angst voor represailles.

Veiligheid op de werkplek

Wij streven naar een werkomgeving zonder geweld, pesterijen of intimidatie, zodat de privacy en waardigheid van medewerkers gewaarborgd blijven.

Gezondheid en veiligheid

Wij bieden een veilige en gezonde werkomgeving en voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving.

Gedwongen arbeid en kinderarbeid

MS AISE tolereert geen kinderarbeid, mensenhandel of gedwongen arbeid in welke vorm dan ook.

Arbeidsvoorwaarden

Wij voorzien alle medewerkers van duidelijke arbeidscontracten en voldoen aan alle relevante wetgeving.

Vergoeding

MS AISE biedt lonen en voordelen die voldoen aan nationale normen en zet zich in voor gelijke beloning voor mannen en vrouwen voor werk van gelijke waarde.

Klachten en herstel

Intimidatie en discriminatie worden bij MS AISE niet getolereerd, door de vingers gezien of genegeerd. Wanneer een schending van de mensenrechten wordt vastgesteld, zal MS AISE samenwerken met alle betrokken partijen om een oplossing en gerechtigheid te vinden voor het slachtoffer. MS AISE zet zich in om ervoor te zorgen dat al het onethische gedrag aan de kaak wordt gesteld en heeft een Speak Up-beleid en -procedure waarvan het alle medewerkers aanmoedigt gebruik te maken om eventuele zorgen aan de orde te stellen.

MS AISE zal de bezorgdheid van medewerkers onderzoeken, aanpakken en erop reageren. Iedereen die een oprechte bezorgdheid uit die in het algemeen belang is, zal worden beschermd tegen represailles.

Operationele verantwoordelijkheid en toezicht

Het beheerscomité van MS AISE is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van dit beleid. De operationele verantwoordelijkheid is echter gedelegeerd aan het hoofd personeelszaken (HoHR) om ervoor te zorgen dat de maatregelen voor het toezicht op de naleving van dit beleid worden geïmplementeerd. Daarnaast fungeert de HoHR als Human Rights Controller (HRC) van MS AISE, zoals vereist door de moedermaatschappij MS&AD, en is hij de uiteindelijke contactpersoon voor alle vragen of problemen met betrekking tot mensenrechten. MS AISE erkent dat de gevolgen voor mensenrechten zich in de loop van de tijd kunnen ontwikkelen en veranderen. MS AISE zal het mensenrechtenbeleid regelmatig evalueren op relevantie en effectiviteit en waar nodig eventuele tekortkomingen verhelpen.